Organiser une conférence est une chose. Organiser une grosse conférence professionnelle est une autre. Il s’agit, en effet, d’une tâche qui est loin d’être anodine. Derrière la réussite d’une conférence se cachent plusieurs obligations, dont la planification de plusieurs points, la créativité, la réactivité et la cohérence. Ce moment ne devrait pas seulement être mémorable, mais doit également porter ses fruits auprès de l’assistance. Voici donc quelques points à respecter impérativement si vous voulez rencontrer un franc succès en tant qu’organisateur de conférence.
Trouver votre conférencier
Pour une conférence mémorable et réussie, vous devez choisir le bon conférencier. Ce dernier tient, en effet, le rôle le plus important. S’il n’a pas un bon sens de la communication, le public ne prendra pas le temps de l’écouter ni d’apprécier et retenir ce qu’il dira. Or, c’est le contenu de la conférence qui fera sa plus grande force. Faites également en sorte que ce dernier soit capable d’apporter une valeur ajoutée à ses dires. Surtout, si les interlocuteurs sont des experts dans le domaine. Comme ce sera un évènement grandiose, trouver des conférenciers qui ont une expérience significative dans le domaine et qui, si possible, est un « grand nom » auprès du public.
Choisir la date, l’horaire et le lieu
Pour cette conférence de grande envergure, vous devez vous assurer que le choix de la date, du lieu et de l’horaire se fasse soigneusement. Dès le départ, sachez qu’il n’existe pas de jour ou d’horaire idéal. Par contre, il est primordial de prendre en compte ces quelques points avant de prendre votre décision : la disponibilité des participants ainsi que la disponibilité cérébrale du public. Vous éviterez, par exemple, une heure tardive où les collaborateurs ne seront plus concentrés. Pour le lieu, les critères de choix se tourneront sur : la disponibilité, la capacité d’accueil et surtout l’accessibilité.
Organiser la logistique
Pour une conférence réussie, vous devez penser à la gestion de la logistique. Pour une conférence, en interne ou en externe, vous devez prévoir une équipe spécialisée pour cette tâche. Certains veilleront par exemple à la décoration et l’agencement de la salle de conférence. D’autres s’occuperont des points techniques liés aux installations et à la maintenance. Si vous avez choisi de convier les participants en dehors de votre entreprise, assurez-vous que l’endroit possède tout le mobilier et les équipements nécessaires pour le jour J.
Confier l’organisation à un professionnel
Bien évidemment, même si vous avez planifié les étapes point par point, l’intervention d’un professionnel est toujours recommandée. Ayant l’expertise nécessaire et une expérience significative dans le domaine de l’organisation de conférence, ce dernier sera plus apte à réussir votre conférence. Du choix du conférencier jusqu’à la distribution des invitations aux participants en passant par la réservation de l’endroit, ce dernier prendra tout en charge.
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